Polityka prywatności serwisu CommsyTrack

Wersja 1.0 · Data wejścia w życie: 14 lipca 2026 r.

§ 1. Postanowienia ogólne

1. Niniejsza Polityka Prywatności (dalej: „Polityka”) określa zasady przetwarzania danych osobowych oraz warunki stosowania plików cookies w związku z korzystaniem z serwisu internetowego oraz aplikacji CommsyTrack, dostępnych pod adresem commsytrack.com (dalej łącznie: „Serwis” lub „Aplikacja”).
2. Polityka realizuje obowiązek informacyjny wynikający z art. 13 i art. 14 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej: „RODO”).
3. Administrator przetwarza dane osobowe zgodnie z RODO, ustawą z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych oraz właściwymi przepisami prawa powszechnie obowiązującego.

§ 2. Definicje

Ilekroć w Polityce mowa jest o:

1. Administratorze — rozumie się przez to podmiot określony w § 3 ust. 1 Polityki;
2. Danych osobowych — rozumie się przez to informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej w rozumieniu art. 4 pkt 1 RODO;
3. Użytkowniku — rozumie się przez to osobę fizyczną korzystającą z Serwisu, w szczególności posiadającą konto w Aplikacji;
4. Kliencie — rozumie się przez to przedsiębiorcę korzystającego z Aplikacji na podstawie zawartej umowy o świadczenie usług;
5. Podmiocie przetwarzającym — rozumie się przez to podmiot przetwarzający dane osobowe w imieniu administratora w rozumieniu art. 4 pkt 8 RODO;
6. Umowie powierzenia — rozumie się przez to umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych, o której mowa w art. 28 RODO;
7. RODO — rozumie się przez to rozporządzenie wskazane w § 1 ust. 2 Polityki.

§ 3. Administrator danych osobowych i dane kontaktowe

1. Administratorem danych osobowych jest Igor Patro, świadczący usługę CommsyTrack jako osoba fizyczna prowadząca działalność nierejestrowaną (dalej: „Administrator”).
2. We wszelkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz realizacji praw, o których mowa w § 9 Polityki, kontakt z Administratorem możliwy jest za pośrednictwem adresu poczty elektronicznej: contact@commsytrack.com. Adres korespondencyjny Administratora udostępniany jest na żądanie osoby, której dane dotyczą.
3. Administrator nie wyznaczył Inspektora Ochrony Danych, albowiem nie zachodzą przesłanki, o których mowa w art. 37 ust. 1 RODO.

§ 4. Zakres ról Administratora

1. W związku z charakterem Serwisu jako narzędzia świadczonego na rzecz przedsiębiorców (B2B), Administrator występuje w dwóch odrębnych rolach określonych w ust. 2 i 3 poniżej.
2. Administrator jest administratorem danych osobowych w rozumieniu art. 4 pkt 7 RODO w zakresie:
   • a) danych Użytkowników związanych z założeniem i utrzymaniem konta oraz korzystaniem z Aplikacji;
   • b) danych rozliczeniowych i płatniczych Klientów w zakresie niezbędnym do wykonania umowy o świadczenie usług;
   • c) danych osób odwiedzających Serwis, przetwarzanych w celach analitycznych i marketingowych.
3. Administrator jest podmiotem przetwarzającym w rozumieniu art. 4 pkt 8 RODO w zakresie danych osobowych wprowadzanych do Aplikacji przez Klientów, dotyczących ich kontrahentów, potencjalnych klientów, klientów końcowych oraz osób współpracujących (w szczególności danych gromadzonych w module CRM oraz w dealach). W odniesieniu do tych danych administratorem pozostaje Klient, a Administrator przetwarza je wyłącznie na udokumentowane polecenie Klienta, na podstawie i w granicach Umowy powierzenia stanowiącej integralną część umowy o świadczenie usług.
4. Osobie, której dane osobowe zostały wprowadzone do Aplikacji przez Klienta, przysługują uprawnienia względem Klienta jako administratora tych danych. Na żądanie takiej osoby Administrator wskazuje właściwego administratora oraz przekazuje żądanie zgodnie z Umową powierzenia.

§ 5. Cele, zakres i podstawy prawne przetwarzania

1. Dane osobowe Użytkowników oraz Klientów, względem których Administrator występuje jako administrator, przetwarzane są w następującym zakresie, celach i na następujących podstawach prawnych:

2. Dane osób odwiedzających Serwis przetwarzane są w celach analitycznych oraz statystycznych, w tym z wykorzystaniem narzędzi wskazanych w § 10, w oparciu o prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na analizie sposobu korzystania z Serwisu oraz jego ulepszaniu (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), a w zakresie danych z formularzy kontaktowych — w celu udzielenia odpowiedzi oraz podjęcia działań przed zawarciem umowy (art. 6 ust. 1 lit. b oraz lit. f RODO). Osobie, której dane dotyczą, przysługuje prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie.
3. Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednak niezbędne do zawarcia i wykonania umowy o świadczenie usług. Niepodanie danych oznaczonych jako wymagane uniemożliwia założenie konta oraz korzystanie z Aplikacji.
4. Administrator nie podejmuje decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, wywołujących wobec osoby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nią wpływających.

§ 6. Odbiorcy danych oraz podmioty przetwarzające

1. Dane osobowe mogą być powierzane do przetwarzania podmiotom świadczącym na rzecz Administratora usługi niezbędne do funkcjonowania Serwisu, na podstawie umów powierzenia przetwarzania spełniających wymogi art. 28 RODO. Wykaz podmiotów przetwarzających określa ust. 2.
2. Administrator korzysta z usług następujących podmiotów przetwarzających:

3. Dane osobowe mogą być ponadto udostępniane podmiotom uprawnionym na podstawie przepisów prawa oraz — w zakresie niezbędnym i z zachowaniem obowiązku poufności — doradcom Administratora, w szczególności w zakresie usług księgowych i prawnych.
4. Administrator nie sprzedaje danych osobowych ani nie udostępnia ich podmiotom trzecim w celach marketingowych tych podmiotów.

§ 7. Przekazywanie danych do państw trzecich

1. W związku z korzystaniem z usług podmiotów wskazanych w § 6 ust. 2 dane osobowe mogą być przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy, w szczególności do Stanów Zjednoczonych.
2. Przekazanie danych, o którym mowa w ust. 1, następuje z zapewnieniem odpowiednich zabezpieczeń w rozumieniu art. 46 RODO, w szczególności na podstawie standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską, a w odniesieniu do podmiotów certyfikowanych — w ramach programu EU-U.S. Data Privacy Framework.
3. Informację o zastosowanych zabezpieczeniach oraz sposobie uzyskania ich kopii można otrzymać, kierując żądanie na adres wskazany w § 3 ust. 2.

§ 8. Okres przechowywania danych

1. Dane osobowe przechowywane są przez okres niezbędny do realizacji celów, dla których zostały zebrane, zgodnie z poniższymi zasadami:

2. Dane powierzone Administratorowi przez Klientów przechowywane są przez okres obowiązywania umowy z danym Klientem, a po jej zakończeniu podlegają usunięciu lub zwrotowi zgodnie z Umową powierzenia.

§ 9. Prawa osób, których dane dotyczą

1. Osobie, której dane dotyczą, przysługują — w zakresie, w jakim Administrator występuje jako administrator danych — następujące prawa:
   • a) prawo dostępu do danych oraz uzyskania ich kopii (art. 15 RODO);
   • b) prawo do sprostowania danych (art. 16 RODO);
   • c) prawo do usunięcia danych (art. 17 RODO);
   • d) prawo do ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO);
   • e) prawo do przenoszenia danych (art. 20 RODO);
   • f) prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania (art. 21 RODO);
   • g) prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem (art. 7 ust. 3 RODO).
2. Realizacja praw, o których mowa w ust. 1, następuje na wniosek skierowany na adres wskazany w § 3 ust. 2. Administrator udziela odpowiedzi bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie miesiąca od otrzymania żądania, z zastrzeżeniem możliwości przedłużenia terminu zgodnie z art. 12 ust. 3 RODO.
3. Osobie, której dane dotyczą, przysługuje prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego — Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa) — jeżeli uzna, że przetwarzanie narusza przepisy RODO.
4. W przypadku danych wprowadzonych do Aplikacji przez Klienta, uprawnienia określone w ust. 1 realizowane są względem Klienta jako administratora tych danych, zgodnie z § 4 ust. 4.

§ 10. Pliki cookies i technologie pokrewne

1. Serwis wykorzystuje pliki cookies oraz technologie pokrewne, które dzieli się na:
   • a) niezbędne — konieczne do prawidłowego świadczenia usług drogą elektroniczną, w tym utrzymania sesji, uwierzytelniania oraz zapewnienia bezpieczeństwa;
   • b) analityczne — realizowane z wykorzystaniem narzędzi Google Analytics 4 oraz Hotjar, służące analizie ruchu i zachowań w Serwisie w celu jego ulepszania;
   • c) marketingowe — o ile zostaną wdrożone.
2. Użytkownik może w każdym czasie zarządzać plikami cookies oraz je usuwać za pośrednictwem ustawień swojej przeglądarki internetowej, a także skorzystać z mechanizmów rezygnacji udostępnianych przez dostawców narzędzi analitycznych, w tym dodatku do przeglądarki blokującego Google Analytics oraz funkcji rezygnacji udostępnianej przez Hotjar.
3. Ograniczenie stosowania plików cookies może wpłynąć na dostępność niektórych funkcjonalności Serwisu.

§ 11. Bezpieczeństwo danych

1. Administrator stosuje środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do ryzyka naruszenia praw i wolności osób fizycznych, o których mowa w art. 32 RODO, w szczególności szyfrowanie transmisji danych, szyfrowane przechowywanie haseł, kontrolę dostępu w oparciu o role, tworzenie kopii zapasowych oraz korzystanie z usług renomowanych dostawców infrastruktury.
2. W przypadku naruszenia ochrony danych osobowych mogącego powodować wysokie ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych Administrator dopełnia obowiązków, o których mowa w art. 33 i art. 34 RODO.

§ 12. Dane osób małoletnich

Serwis przeznaczony jest dla przedsiębiorców oraz osób pełnoletnich. Administrator nie kieruje usług do osób poniżej 16. roku życia i nie gromadzi świadomie ich danych osobowych.

§ 13. Zmiany Polityki

1. Administrator zastrzega sobie prawo do zmiany Polityki, w szczególności w związku z rozwojem funkcjonalności Serwisu, zmianą wykorzystywanych podmiotów przetwarzających lub zmianą przepisów prawa.
2. O istotnych zmianach Polityki Administrator informuje za pośrednictwem Serwisu lub pocztą elektroniczną. Aktualna wersja Polityki wraz z datą wejścia w życie dostępna jest w Serwisie.

§ 14. Postanowienia końcowe

1. W sprawach nieuregulowanych w Polityce zastosowanie znajdują przepisy RODO oraz ustawy o ochronie danych osobowych.
2. Polityka wchodzi w życie z dniem wskazanym na wstępie.